spacer
  home/ IT/ E-Discovery    
spacer

E-Discovery
gebouwElectronic Discovery is de Engelse term voor een rechtszaak over elektronisch opgeslagen informatie (ESI). Deze bestanden kunnen bestaan uit Emails, Word documenten, PDF's of zelfs Autocad tekeningen. Alle bestanden van een verdachte (custodian) in een rechtszaak kunnen worden meegenomen voor onderzoek. Deze bestanden kunnen op een harde schijf, email server, Shared file server, SharePoint, mobiele telefoon of in de Cloud aanwezig zijn. De data wordt vastgesteld (collected) wat inhoud dat er een copy van de data die voor de rechtszaak gebruikt gaat worden gemaakt wordt. Het maken van een juridisch correcte copy is een vak apart, omdat bij een gewone kopie slag essentiele informatie over een bestand verloren raakt moet de copy op een forensische manier gemaakt worden. Hierna wordt de data verwerkt (prosessed). Vervolgens worden de documenten bekeken (review) en aangemerkt (tagged). De documenten die zijn aangemerkt als belangrijk worden tot slot geproduceerd (produced) voor de rechtszaak. Het prodceren van de documenten kan in Tiff formaat (bijvoorbeeld een Word document waarvan een plaatje wordt gemaakt zoals je het zou uitprinten) of in native formaat gebueren, de trend is dat in meer en meer zaken de bestanden in native worden geproduceerd.  

waterOmdat rechtszaken een lange historie hebben en veel rechtszaken over het verleden gaan zijn E-discovery zaken nog geen gemeen goed. Er wordt in rechtszaken nog veel met papier gewerkt. Ondanks dat veel bedrijven vanaf 2000 met email werkten, worden juridisch belangrijke documenten zoals contracten meestal in papieren vorm bewaard. In rechtszaken gaat het vaak over deze documenten. Toch is dit snel aan het veranderen. We leven vanaf 2010 volledig in het digitale tijdperk waarbij werknemers zowel thuis als op hun werk met een computer werken.

Het is niet moeilijk om te voorspellen dat in de toekomst een steeds groter worden percentage van de rechtszaken over electronische documenten zal gaan. In grote bedrijven wordt er verhoudingsgewijs nauwelijks meer met brieven gecommuniceerd, de email heeft deze functie volledig overgenomen. Hierdoor is ook voor de rechtszaak belangrijke communicatie via de email gegaan. Papieren documenten worden ingescand zodat ze elektronisch opgeslagen kunnen worden met als gevolg dat er nauwelijks meer papier in het bedrijf aan te pas komt.

Indien een bedrijf wordt gesommeerd om een E-discovery te laten uitvoeren moet hij snel handelen. Er staan vaak grote geldboetes tegenover als er niet binnen de deadline die gesteld is met resultaten over de brug wordt gekomen.

trapDe uitdaging van E-discovery zaken is dat het om grote hoeveelheden documenten gaat. Bedrijven hebben de neiging om alles op te slaan en te bewaren. Hierdoor groeit de opslag voor elektronische bestanden per jaar voor het gehele bedijf met meer dan 50%. Voor een gemiddelde rechtszaak wordt ongeveer 1 TB aan data vastgesteld. Dit kunnen meer dan 1,5 miljoen bestanden zijn. Om al deze data te bekijken zou een rechtszaak ondoenlijk lang duren. Er wordt daarom tussen de twee partijen afgesproken welke woorden in een document moeten voor komen voordat ze in de zaak worden meegenomen. Een andere filtering die kan worden toegepast is een datum bereik waardoor bijvoorbeeld alleen emails tussen 2006 en 2007 meegenomen worden. Door deze afspraken te maken wordt de dataset gefilterd waardoor de hoeveelheid documenten drastisch kleiner wordt. Voor een bedrijf dat een elektronisch rechtszaak moet voeren scheelt dit behoorlijk in de advocaten kosten.

De vast gestelde dataset wordt door Advocaten bekeken die de relevante documenten oormerken. Deze documenten moeten worden geproduceerd zodat ze mee genomen kunnen worden in de rechtszaak. Het produceren is de laatset stap in een Ediscovery zaak maar de documenten die in de zaak gebruikt worden moeten jurdisch wel kloppen. Het moet vast te stellen zijn van welke bron een bepaald document is en wanneer het bijvoorbeeld voor het laatst is gewijzigd. Al deze elementen moeten tijdens het verwerken van de documenten op de juiste manier zijn vast gelegd. Zo niet, dan kunnen alle stappen opnieuw worden uitgevoerd.  

Voor meer informatie: email

 

 


spacer
       
spacer